Dokument opisuje zasady przetwarzania danych w serwisie mivcom.pl. Ostatnia aktualizacja: 5 października 2026 r.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Mivcom Michał Kapelańczyk, ul. Willowa 103, 78-122 Charzyno, NIP: 8513267729, REGON: 520696312.
Kontakt z administratorem jest możliwy pod numerem telefonu +48 535 445 617 oraz przez adres e-mail kontakt@mivcom.pl.
2. Jakie dane przetwarzamy
W zależności od sposobu kontaktu lub rezerwacji możemy przetwarzać:
- imię i nazwisko,
- numer telefonu,
- adres e-mail, jeżeli zostanie podany,
- adres wykonania usługi i kod pocztowy,
- opis zabrudzeń, zakres usługi, wybraną datę i godzinę,
- opcjonalnie przesłane zdjęcia mebli, dywanów, materacy lub innych powierzchni,
- adres IP, informacje techniczne przeglądarki i podstawowe dane bezpieczeństwa formularza,
- jeżeli korzystasz z zewnętrznego asystenta AI: techniczny identyfikator zgłoszenia i nazwę źródła integracji, widoczną wyłącznie w panelu administratora Mivcom.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Rezerwacja online i wykonanie usługi
Dane z formularza rezerwacji przetwarzamy w celu przyjęcia rezerwacji, kontaktu telefonicznego, potwierdzenia terminu, przygotowania wyceny i wykonania usługi. Podstawą jest podjęcie działań przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy.
Rezerwacja przekazana przez asystenta AI
Jeżeli poprosisz obsługiwanego zewnętrznego asystenta AI o przesłanie rezerwacji, asystent przekazuje Mivcom dane potrzebne do sprawdzenia terminu i przyjęcia zgłoszenia. Zapis następuje dopiero po potwierdzeniu przez Ciebie podsumowania oraz zgodzie na kontakt telefoniczny. Utworzone zgłoszenie nie jest jeszcze potwierdzoną wizytą; termin, zakres i ostateczną cenę potwierdzamy telefonicznie.
Dostawca asystenta AI może niezależnie przetwarzać treść rozmowy zgodnie ze swoją polityką prywatności. Mivcom otrzymuje wyłącznie dane przekazane przez integrację w celu obsługi zgłoszenia. Wewnętrzna nazwa źródła pomaga nam rozpoznać kanał rezerwacji i nie jest umieszczana w publicznej odpowiedzi, SMS-ie ani wiadomości e-mail do klienta.
Zapytania przez formularz kontaktowy
Dane z formularza kontaktowego przetwarzamy w celu odpowiedzi na pytanie, przygotowania wyceny i dalszej obsługi zapytania. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji i zapytań potencjalnych klientów.
Kontakt SMS, telefoniczny i e-mail
Możemy wysłać wiadomość SMS lub e-mail dotyczącą rezerwacji, potwierdzenia, zmiany statusu usługi albo informacji potrzebnych do realizacji zamówienia. Nie wysyłamy newslettera bez odrębnej zgody.
Zdjęcia przesyłane przy rezerwacji
Zdjęcia są opcjonalne i służą do oceny zakresu pracy, przygotowania wyceny oraz ograniczenia ryzyka nieporozumień przy realizacji usługi.
Faktury i rozliczenia
Strona mivcom.pl nie tworzy faktur i nie prowadzi modułu księgowego. Jeżeli klient poprosi o dokument sprzedaży, dane potrzebne do rozliczenia są obsługiwane w osobnym programie księgowym, poza systemem rezerwacji na stronie.
4. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest potrzebne do przyjęcia rezerwacji lub odpowiedzi na zapytanie. Bez numeru telefonu nie jesteśmy w stanie potwierdzić szczegółów terminu. E-mail i zdjęcia są opcjonalne, chyba że klient sam zdecyduje się je podać.
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być przetwarzane przez podmioty techniczne, które pomagają utrzymać stronę i komunikację:
- dostawcę hostingu i bazy danych,
- dostawcę poczty e-mail,
- dostawcę bramki SMS,
- dostawcę asystenta AI wybranego przez użytkownika, jeżeli użytkownik sam korzysta z tego kanału do przekazania zgłoszenia,
- narzędzia Google, w tym Google Analytics i Google Maps, wyłącznie w zakresie opisanym w tej polityce,
- narzędzia Meta/Facebook, w tym Meta Pixel i Messenger, jeżeli użytkownik wyrazi zgodę marketingową lub skorzysta z narzędzi Facebooka.
Dane nie są sprzedawane innym firmom.
6. Czas przechowywania danych
Stosujemy zasadę ograniczenia przechowywania danych:
- rezerwacje i dane potrzebne do potwierdzenia usługi: do 3 lat od zakończenia obsługi, jeżeli mogą być potrzebne do obrony lub dochodzenia roszczeń,
- zdjęcia przesłane przy rezerwacji: co do zasady do 90 dni po realizacji usługi, chyba że są potrzebne do reklamacji lub wyjaśnienia sporu,
- zapytania niezakończone usługą: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu,
- dane rozliczeniowe obsługiwane poza stroną: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i księgowymi.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
Masz prawo do dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania oraz cofnięcia zgody tam, gdzie podstawą jest zgoda.
Masz także prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Cookies i narzędzia analityczne
Strona używa plików niezbędnych do działania serwisu, utrzymania bezpieczeństwa formularzy i zapamiętania ustawień prywatności. Te pliki są konieczne i nie wymagają odrębnej zgody.
Google Analytics oraz Meta Pixel są uruchamiane dopiero po wyrażeniu zgody w banerze cookies. Zgodę można zmienić w stopce strony przez link „Zmień zgody cookies”.
Cookies analityczne
Pomagają sprawdzić, które podstrony są odwiedzane, jak użytkownicy poruszają się po stronie i czy formularze działają poprawnie. Wykorzystujemy Google Analytics z anonimizacją IP.
Cookies marketingowe
Meta Pixel może pomagać mierzyć skuteczność działań na Facebooku i Instagramie. Jest uruchamiany wyłącznie po zgodzie marketingowej.
9. Zewnętrzne linki i komunikatory
Na stronie znajdują się linki do telefonu, WhatsApp, Messengera, Facebooka i Map Google. Po kliknięciu użytkownik przechodzi do zewnętrznej usługi, która działa według własnych zasad prywatności.
10. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne ograniczające dostęp do panelu administracyjnego, zdjęć i danych rezerwacji. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby lub systemy potrzebne do obsługi rezerwacji i kontaktu z klientem.
11. Kontakt w sprawie danych
W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na kontakt@mivcom.pl albo zadzwoń pod +48 535 445 617.